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근로기준법상 개별 병의원 사업자에서 갖추어야 할 노무 서류는 상시근로자 수를 기준으로 달라진다. 이 경우, 상시근로자 수는 4대 보험 가입 자 수를 기준으로 하지 않고 실제 근무하는 직원 수를 기준으로 한다는 점에 유의해야 한다. 주요 기준점이 되는 직원 수는 5인, 10인, 30인이다.

병의원에서 반드시 구비해야 할 노무 서류는 크게 근로계약서, 노무 규정, 기타 노무 서식으로 나눌 수 있다.

병의원에서 반드시 구비해야 할 노무 서류는 크게 근로계약서, 노무 규정, 기타 노무 서식으로 나눌 수 있다.

직원을 1명이라도 고용한 병의원은 반드시 직원에게 근로계약서를 교부해야만 하고, 이를 위반하였을 경우에는 최대 500만원의 벌금이 부과된 다는 점에서 근로계약서는 가장 중요한 노무 서류라고 해도 과언이 아니다.

근로계약서에는 수습 제도, 임금 구성 항목, 임금 지급 방법, 임금 계산 방법, 연차 휴가, 퇴직금 등이 반드시 기재되어야 한다. 실무상으로도 임금체불 진정건이 발생하였을 경우, 근로감독관은 근로계약서를 다른 어떤 서류에 앞서 판단의 기준으로 삼는다. 따라서 병의원의 노무 현황 또 는 특정 직원의 특이한 근무조건 등을 명시한 근로계약서의 작성은 반드시 필요하다고 보아야 한다.

한편, 병의원장 상담을 진행하며, 근로계약서와 임금대장의 내용이 다른 경우를 자주 보게 된다. 이 경우 또한, 노동청 조사 시 병의원 주장의 신빙성을 인정받는데 치명적인 약점으로 작용하는 만큼, 평상시 근로계약서와 임금대장의 내용을 일치시키는 노력을 기울여야 한다.

노무 규정으로는 취업 규칙과 평가 규정이 있다. 직원 수가 10인 이상인 병의원은 취업 규칙을 노동청에 신고해야만 하며, 이를 위반할 경우 벌금 500만원이 부과될 수 있다. 다만 연차 대체 제도 도입에 취업 규칙이 필요하기 때문에, 연차 휴가가 발생하는 5인 이상 병의원 사업장에서 연차수당을 부담을 덜기 위해서는 취업 규칙 작성을 검토하는 것이 절대적으로 유리하다고 볼 수 있다.

5인 이상 병의원 사업장에서는 평가 규정 또한 반드시 작성해야만 한다. 그 이유는, 해고 당한 직원이 병의원장을 상대로 부당 해고 구제신청 을 진행하였을 경우 병의원장은 해고의 정당성에 대한 입증 책임을 부담하기 때문이다. 특히 병의원에서는 수습직원과 관련하여 해고의 정당성 여 부가 자주 다투어진다. 병의원장은 수습 기간 종료 시 1차적으로 평가 규정과 평가 서식에 맞는 평가 시트를 작성해야 하며, 2차적으로 그 내용을 해고 통보서에 기재해야만 한다.

기타 노무 서식은 병의원이 직원을 채용, 입사, 퇴사시키는 과정에서 필요한 노무 서류를 말한다. 구체적으로는 서약서, 개인정보 동의서, 연 차 대체 합의서, 근로자 대표 선임서, 연차 휴가 신청서, 해고 통지서, 사직서, 근로자 명부, 성희롱 예방 교육 일지, 최저임금 게시자료 등을 말 한다.

노무 서식은 그 자체로도 중요하다. 예를 들어 근로자 명부를 갖추지 않은 병의원 사업장에게는 벌금 100만원이 부과된다. 그러나 진정한 노무 서식의 가치는 임금체불 진정건이나 부당해고 구제신청에서 병의원장의 주장을 입증하는 소명자료로 기능한다는 데에 있다. 연차수당미지급 진정 사건에서 연차 휴가 신청서가 그런 역할을 하고, 부당해고 구제신청 사건에서 사직서나 해고 통지서가 그런 역할을 한다.